Как только вы открыли коммерческую репетиционную точку, встаёт вопрос о составлении расписания. Нужно точно знать, кто, когда репетирует и очень важно исключить накладки.

Если две группы пришли одновременно и рассчитывают на одно и то же время - вы рискуете потерять их обоих. Или просто не забыть о назначенной репетиции.

Как же вести расписание? Многие стараются обеспечить точку "постоянками", то есть договориться с 5 или 15 группами, которые будут платить фиксированную плату в месяц и репетировать всегда в одно и то же время. Такой подход всё упрощает - договорились одни раз, и больше ничего не надо делать. Но достаточно ли он хорош?

Этот подход не всегда работает - во-первых, так вы никогда не загрузите не популярное время.

Во-вторых, не у всех вообще есть достаточно друзей, готовых репетировать регулярно на вашей точке, оплачивая как посещённые, так и пропущенные репетиции.

В-третьих, когда одна из групп по какой-то причине перестаёт репетировать - вы теряете сразу значительную часть дохода, и база может стать убыточной после одного единственного звонка "всё, мы разбежались, больше репать не придём".

Значит надо записывать всех желающих, имея процентов 30 загрузки от «постоянок» и остальное от разовых клиентов.

Классический способ - делать это по телефону. Администратору выдаётся разлинованный журнал, мобильник, и он всех записывает. Кажется, просто. Но и тут есть свои подводные камни:

1. У вас должен быть администратор.

 
Ему нужно платить зарплату, поэтому обычно владельцы небольших точек сами выполнят эту роль, по крайней мере первое время. Но если всё время быть на телефоне - когда жить? Когда репетировать самим? Что делать, когда вы в отъезде, на отдыхе?

К сожалению, ответ один: всё время, когда вы не на телефоне, вы теряете клиентов. Так что приходится заводить администратора, платить ему деньги.

2. У вас должен быть единый журнал.

 
Это значит, что записать группу на репу может только тот, у кого сейчас в руках журнал. Вот вы уже наняли администратора, он сидит на точке, всех записывает, и тут вам звонит старый друг-музыкант: «Слышал, у тебя точка, и что у тебя лучше, чем на той точке, где мы репаем. Можно у тебя порепать сегодня вечером? На 6 есть время?»

И вы знаете, что группа серьёзная, и что они могут стать постоянными клиентами, и приносить доход, почёт и уважуху вашей точке. Но! Вы не знаете, есть ли у вас сегодня время на 18:00. Потому что журнал не у вас в руках.

Придётся сказать другу «Звони моему админу, он что-нибудь подберёт», и это лажа – где тут клиент ориентированность? А у админа как раз сейчас занято, и… В общем, вы поняли.

3. К вам можно записаться только в рабочее время и только тогда, когда не занят телефон.

 
Репетиции для многих хобби – музыканты приходят с учёбы или работы, и все одновременно начинают звонить, чтобы записаться, потому что знают – ночью никто уже не возьмёт трубку. Получается перегрузка около 6 вечера, а на самой точке это время то же самое горячее – администратор разрывается, клиенты теряются. Никто не в плюсе.

4. Как обеспечить соблюдение правил отмены?

 
Если вы записываете музыкантов в бумажный журнал, то и отмены вы производите там же. Человеку надо дозвониться до администратора, чтобы предупредить, что он не придёт. Но ведь отмена в последний момент – это ваши потерянные деньги! А если это самое дорогое время? Если это 8 вечера в четверг?

Значит нужно заводить правила отмены, которые бы стимулировали музыкантов отменять всё заранее. А систематически не соблюдающих эти правила – банить к чёртовой бабушке. Потому что от таких «клиентов» ваша база разорится через год, и никому от этого легче не станет. Правила отмены, достаточно щекотливая тема, и заслуживает отдельной статьи.

Если они будут очень суровы, можно потерять клиентов. Если их не будет, не будет предсказуемости. Тут важно понять: они нужны, и их трудно заставить соблюдать, если у вас бумажный журнал с расписанием.

5. Как быть с анализом бизнеса и поддерживать постоянный контакт с клиентами? Как выделить ваших лучших, худших, потерянных клиентов?

 
Вы обновили аппарат или интерьер. Зачем вы это сделали? Наверное, для того, чтобы к вам пришло больше музыкантов. Но как им сообщить об этой новости? Хорошо бы позвонить или послать СМС тем людям, которые давно не ходили – ведь может быть они потому и ушли, что их не устраивало состояние аппарата. Или кофейной машины не хватало, а вы её поставили. Как найти их телефоны или e-mailы?

Или вы чувствуете, что кассу вам делают 5 самых лучших групп, и хотите их удержать навсегда. Лучше всего дать бы им скидку! Но ведь тогда другие обидятся, если получение скидки делается не по общедоступным правилам. Лучше бы объявить: «Карта на скидку 5% тем, кто провёл на нашей точке больше 10 часов! 10% тем, кто провёл больше 20.»

Но как посчитать, сколько группа провела на точке? Особенно «задним числом»? Окупятся ли эти скидки? Во всех перечисленных случаях придётся сесть с кружкой пива и журналом на целый вечер, листать его и выписывать телефоны, считать часы, и…

Усилий будет столько, что можно забросить затею на полпути и продолжать действовать по наитию.

Чем электронный журнал записи клиентов лучше бумажного?

Я перепробовал множество способов ведения базы клиентов и составления расписания. Это была и таблица в Excel, и домашняя бухгалтерия с ведением клиентов и запланированными поступлениями, и различные OnLine CRM системы. В каждом варианте чего-то не хватало.

В Excel было удобно вносить данные, проводить анализ, но совершенно не удобно работать с телефона, тем более через интернет, если использовать Google Docs.

В бухгалтерской программе работать с расписанием было практически невозможно, не то предназначение программы.

Различные CRM системы позволяют вести подробную базу клиентов, делать различную аналитику и отслеживать маркетинговые акции, но с составлением расписания в них тоже не все гладко.

Последний рабочий вариант - Гугл календарь. В нем хорошо видно занятое, свободное время. Удобно работать с телефона. Есть синхронизация и возможность самостоятельной записи клиентами. Но нет никакой возможности по аналитике.

Сейчас активно изучаю сервис по OnLine бронированию репетиций ПоЗаписи.

У него очень богатый функционал и специализация на репетиционном бизнесе. Часть функций сервиса платная, но даже на бесплатном тарифе вы ощутите преимущество по сравнению с другими способами ведения базы клиентов и составления расписания. С каждым днем он мне все больше и больше нравиться. Буду держать вас в курсе событий.

Регистрируйте свою репетиционную базу и экономьте свое время на телефонных разговорах. Сейчас действует акция, 506 рублей на счёт для вновь зарегистрированных репетиционных баз.